Alerte à la

Numéro 6 - rive fiduciaire - janvier 2006

" Gouverner pour beaucoup d'hommes de pouvoir, passe par la convocation de réunions : plus elles sont nombreuses, peuplées et longues, plus s'affirme le statut de celui qui les préside. " (1)

La " réunionite " n'épargne aucune collectivité, administrations publiques, entreprises ou associations. Elle frappe insidieusement et trompe parfois la vigilance des mieux avertis, absorbés par les problèmes qui les assaillent. Que d'énergie dépensée, de temps consommé, pour ces " monologues à plusieurs " où chaque participant prépare son intervention sans prêter la moindre attention à ce qui se dit. Ces " dialogues de sourds " ne débouchent sur aucune décision et ne font l'objet d'aucun compte-rendu. Cela conduit inexorablement à convoquer une nouvelle réunion sur le même sujet, sans garantie d'un meilleur résultat.

Ce constat semble très pessimiste. Et pourtant, analysons le plus objectivement possible les dernières réunions auxquelles nous ayons participé. Posons-nous quelques questions simples : - la convocation indiquait-elle précisément le lieu, le jour et l'heure de la réunion ? - l'ordre du jour était-il formulé de manière explicite? - la liste des participants figurait-elle dans la convocation ? - quels étaient le nom et la qualification de la personne qui organisait la réunion ? - quels documents étaient requis ? - un travail préparatoire était-il requis ?

Une réponse négative à une ou plusieurs de ces questions, permet de diagnostiquer le symptôme de la " réunionite " et d'en évaluer la gravité. Un traitement immédiat doit être entrepris afin d'enrayer rapidement la progression du mal.

On commencera par lire ou relire tout ce qui a été écrit sur l'art et la manière d'organiser et de conduire une réunion. L'abondance des textes traitant de ce sujet rend superflu toute analyse détaillée de la question. Soulignons simplement certains aspects qui ne sont rarement ou peu évoqués.

Il convient tout d'abord de prendre conscience que la réunion n'est pas le lieu où se prennent les décisions. D'autres instances sont prévues pour cela : Assemblées Générales, Conseils d'administration, Comités de Direction etc… Les réunions sont organisées pour informer et échanger des idées ou des points de vue. Cette réflexion commune permet de résoudre les problèmes ou d'élaborer, par exemple, un projet associatif. On propose alors les mesures à prendre dans telle ou telle situation. Les décisions sont prises ensuite par le Responsable (Président, Directeur, Chef de service…) en fonction du sujet abordé et de la délégation de pouvoir correspondante.

Il faut ensuite bien garder présent à l'esprit que si chacun peut et doit s'exprimer au cours de la réunion, la démocratie ne s'exerce que lors de l'Assemblée générale. Là est sollicité le vote des adhérents, des associés, des actionnaires sur les résolutions proposées, là est élaborée la loi de la collectivité concernée.

Il est enfin indispensable de limiter de manière drastique les réunions afin de pouvoir se concentrer efficacement sur l'action. Il faut combattre avec énergie leur durée interminable et leur nombre élevé. La " réunionite " est une maladie chronique : seule une vigilance de tous les instants permet d'éviter la récidive.

Pour les malades " en rémission " : avez-vous fixé la réunion qui éradiquera durablement votre " réunionite " ?

(1) Jacques ATTALI, C'était François Mitterrand, Paris, Fayard, 2005.

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