Question de budget

Numéro 2 - rive fiduciaire - décembre 2004

Le budget n'est pas et ne doit pas être une prévision de dépenses mais l'expression chiffrée de la " politique " définie par le Conseil d'administration de l'association. Ce n'est pas non plus la reconduction automatique des dépenses engagées au cours de l'exercice précédent, majorées de x% pour tenir compte de l'inflation, comme c'est trop souvent le cas, mais la conclusion d'un dialogue permanent entre les dirigeants qui ont fixé les objectifs, et les membres de l'association chargés de les mettre en œuvre.

Comment construire un budget ? La première chose à faire est de recenser les ressources dont on dispose : les rentrées d'argent : cotisations, subventions, produits de manifestations, dons…; les ressources humaines : les mises à disposition de personnel bénévole mesurées en nombre d'homme/jour ; les moyens matériels fournis à titre gracieux par des personnes physiques (généreux donateurs) ou morales (administrations, associations, entreprises…). La deuxième tâche à accomplir est de procéder à l'inventaire des actions décidées par le conseil d'administration pour l'exercice à venir. La troisième opération consiste à confronter le coût des actions décidées par le Conseil aux ressources que l'on a identifiées et chiffrées.

Il est très rare que les ressources disponibles permettent de réaliser la totalité des objectifs retenus, il est donc nécessaire de procéder à des arbitrages. C'est au Président et aux membres du Bureau qu'il appartient de trancher. La distribution des rôles est alors la suivante. Le président, après délibérations avec son conseil, fixe à chacun les objectifs à atteindre pour l'année à venir. Le trésorier fait l'inventaire des ressources et les répartit entre les différents responsables concernés. Ces derniers chiffrent les dépenses nécessaires pour atteindre les objectifs fixés pour leur secteur, et les comparent aux ressources qui leur sont allouées. Si, comme c'est souvent le cas, les sommes à engager sont supérieures aux ressources, un arbitrage est nécessaire. Il peut y avoir plusieurs " navettes ". Un arbitrage définitif indiquera alors les actions finalement retenues et le montant des dépenses qui leur est affecté.

Comment mettre en œuvre et contrôler un budget? Chaque action retenue donne lieu à l'inscription d'une ligne budgétaire indiquant le montant qui lui est alloué. Le Trésorier devra donc s'assurer que chaque demande de dépense correspond bien à l'une des lignes budgétaires approuvées. Les ressources attendues n'étant pas toujours disponibles dès le début de l'exercice, il faut donc " saisonnaliser " les dépenses en fonction de la " saisonnalisation " des ressources. Il faut veiller à ce qu'il n'y ait pas de dérapages. C'est l'objet des procédures de contrôle budgétaire qui reposent sur l'analyse périodique (en général mensuelle) des données comptables.

Toute organisation (association, entreprise, administration) dispose d'une comptabilité dite comptabilité générale qui est tenue conformément aux règles fixées par la loi. Parallèlement elle tient sa propre comptabilité pour répondre à des besoins d'informations détaillées, c'est la comptabilité analytique.

La comptabilité générale enregistre, chaque mois, les écritures concernant l'ensemble de l'organisation, classées conformément aux dispositions du Plan comptable général défini par les textes de loi (frais de personnel, voyages et déplacements, fournitures de bureau…). La comptabilité analytique isole les dépenses propres à une action particulière (frais du personnel affecté à cette action, ses frais de déplacement…).

Le contrôle budgétaire décèlera le ou les secteurs dans lesquels se produisent des dépassements et veillera à ce que les dépenses restent dans les limites fixées. En cas de dépassement, il faut alerter le responsable et les instances dirigeantes qui décideront s'il y a lieu de poursuive ou non dans cette voie. En cas de poursuite, il leur faudra dégager les ressources nécessaires (en renonçant à d'autres actions ou en imaginant des ressources complémentaires).

Conclusion : le budget sera alors vraiment ce qu'il doit être, l'expression chiffrée de la politique menée par l'association.

devenez contributeur des rives d'iriv

← Retour